Bedrijfsverhuizing checklist
Volgens het draaiboek bereid je de verhuizing voor, maar vlak voor de verhuizing gebruik je de checklist bedrijfsverhuizing. Hiermee voorkom je problemen bij een zakelijke verhuizing. Een checklist kun je zelf maken, afgestemd op jouw specifieke verhuizing. Maar let op: een verhuizing is complex en je kunt gauw iets vergeten. Denk bij het maken van je checklist goed na over de volgende onderwerpen om fouten bij zakelijke verhuizingen voor te zijn.
1) Inventariseren
Inventariseren is misschien wel het meest onderschatte onderdeel van de verhuizing. Het gaat verder dan onderzoeken wat je allemaal hebt. Want lang niet alles hoeft mee van locatie A naar B of wellicht C en D. En bij de spullen die wel meegaan, moet je bedenken hoe je ze van A naar B, C, D krijgt. Inventariseren gaat dus niet alleen om je inventaris, maar ook om bijvoorbeeld de route.
2) Inpakken
Wanneer je hebt geïnventariseerd wat allemaal mee moet, kun je beginnen met inpakken voor een zakelijke verhuizing. Ook dat is niet zo makkelijk als het lijkt. Het is zaak om zoveel mogelijk ruimte te besparen door slim in te pakken.
3) Personeel en de bedrijfsverhuizing
Vaak wordt in de planning vergeten dat bij een bedrijfsverhuizing personeel ook mee verhuist. En juist de medewerkers kunnen bepalen of de zakelijke verhuizing goed of slecht verloopt. Het is daarom van belang iedereen goed in te lichten. Het doorsturen van het draaiboek is niet voldoende; bijna niemand zal dat aandachtig doorlezen. Organiseer daarom korte presentaties zodat iedereen weet wat hem of haar te doen staat. Zodat iedereen het coderingssysteem begrijpt en geen verhuisdozen op het bureau laten staan…
4) Archiefopslag
Naast meubels, computers en andere grote voorwerpen hebben veel bedrijven ook een archief dat mee moet tijdens de verhuizing, hoewel steeds meer bedrijven ervoor kiezen om een externe archivaris in te schakelen om documenten te bewaren. Wat betreft opslag is een bedrijfsverhuizing ook een uitgelezen mogelijkheid om na te denken over verschillende voorraadbeheer methodes. Je kunt het magazijn op de nieuwe locatie op een nieuwe manier inrichten, met nieuwe software zoals iDepot.
5) Verzekering
Bij bedrijfsverhuizingen denk je meteen aan de inventarisverzekering. Maar er zijn ook andere verzekeringen die je maar beter wel kunt afsluiten voordat je aan de slag gaat. Want de (financiële) schade kan enorm zijn wanneer er tijdens de verhuizing iets verkeerd gaat waardoor het productieproces stil komt te liggen. Een inventarisverzekering dekt het transport vaak niet, dit moet je apart verzekeren. Je moet ook je verzekeringsmaatschappij op voorhand op de hoogte brengen van de verhuizing.
6) Cable management
Het moge duidelijk zijn dat er vooraf veel geregeld moet worden. Maar ook praktisch gezien krijg je te maken met een aantal uitdagingen. Een daarvan is cable management (werkplekbekabeling). Dat begint eigenlijk al op de oude locatie. Zit er tussen de verschillende computers een wirwar van kabels? Maak dan eerst foto’s om zeker te weten welke kabel waarin zit. Op de nieuwe locatie kun je dan dezelfde verbindingen maken, maar dan stukken beter georganiseerd.
7) Bedrijfsverhuizing doorgeven
Tot slot moet je ook de bedrijfsverhuizing doorgeven. Je moet dus ook tijdig je energiecontracten en internetabonnementen en dergelijke stopzetten of wijzigen. De bedrijfsverhuizing geef je door bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst. Maar vergeet de belangrijkste mensen niet, namelijk je klanten! Ook leveranciers en je bank moeten zo spoedig mogelijk op de hoogte worden gesteld.